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如何提高档案利用服务质量

发布时间:2019-07-22 10:23 所属栏目:文史论文 浏览: 关键词:

摘要: 【摘 要】提供档案利用服务是工程公司档案馆的一项重要的日常工作,它是展示档案管理水平、实现档案价值服务于企业生产经营的直接手段,在档案工作中占有重要地位。论文从档案数字化建设、服务模式多元化、保密与利用三个方面,积极探讨和思考提高档案利用服

  

  【摘 要】提供档案利用服务是工程公司档案馆的一项重要的日常工作,它是展示档案管理水平、实现档案价值服务于企业生产经营的直接手段,在档案工作中占有重要地位。论文从档案数字化建设、服务模式多元化、保密与利用三个方面,积极探讨和思考提高档案利用服务质量的措施和方法。

  【关键词】数字化;档案利用;保密

档案工程师论文

  1 引言

  中国核电工程公司档案馆依托核二院成品档案室发展至今,有六十年历史。馆藏量大,涉及领域广、专业多、种类全,涵盖了核工程、民用工程、商用核电站相关的工程设计、商务、设备、科研、文书和会计等文件,凝聚了项目建设者和档案工作者的智慧和心血。随着公司总承包项目顺利推进,项目现场对档案利用需求量日益增加,给传统的服务理念、服务模式提出了新的挑战和要求,如何运用现代化技术提高服务质量,促进利用手段多样化,满足档案服务于总承包项目和公司各业务板块是每个档案工作者应不断思考和解决的问题。

  2 加快档案数字化进程,优化馆藏资源结构

  档案实体可用馆藏容量随着馆藏档案数量的日益增多愈加捉襟见肘,为了保证新项目归档文件的存储空间不得不将大量老工程档案进行异地存放,这给档案利用工作带来不便,在保管上也存在一定的安全隐患。

  为解决馆藏容量不足与归档文件数量大之间的矛盾,避免异地保存带来实物利用不便的问题,工程公司通过加快档案数字化进程,积极开发电子档案管理系统,搭建档案信息网平台,实行电子文件与实体档案双套制管理等措施,有效释放了馆藏占用空间的压力。

  2.1 利用优先,分阶段分重点数字化

  在档案数字化过程中遵循利用优先、分步实施的原则,对于新增项目的各类文件,坚持电子文件与纸质文档同时归档;对于早期库存档案,先重点对异地保存的档案、抢救性保护的珍贵历史档案,以及利用率高的永久档案进行数字化,然后再由点到面、分阶段逐步实施到所有的有价值文档资料。

  2.2 实行鉴定与数字化同步

  从长远利用的角度,公司对早期库存档案进行数字化加工的同时,还应分工程、分种类组织专家进行档案价值鉴定,根据鉴定结果及时剔除已失去利用价值的档案,对利用价值小的工程文档暂缓数字化处理。实行鉴定与数字化同步不仅有利于减少数字化加工成本,加快档案数字化进程,还能帮助优化馆藏资源结构,提高工作效率。

  3 加强档案信息资源建设,促进服务方式多元化

  信息化技术改变了传统的档案服务模式,公司以此为契机转变观念,加强档案信息资源建设,如清华紫光电子档案管理系统、项目现场数据同步的PW系统、CIMS设计信息管理系统和项目文函管理平台等,通过档案信息网平台提供电子档案管理系统检索、全文浏览及通知公告、业务交流、服务指南、留言板等综合性服务,开展大事记、专题汇编,促进服务方式多元化,拓展和深化档案利用工作。

  3.1 完善各种检索工具,提供多途径检索

  一般企业,一个员工查找资料的平均花费时间约占其工作总时间的40%[1],这一数据从侧面反映了档案检索效率低是大多数企业普遍存在的问题,主要原因表现在两方面:档案检索工具种类单一,数据着录标引质量不高,难以满足利用者多角度全方位查档的需求;利用者检索目的不明确,不熟悉检索工具的使用方法,需要依赖工作人员帮助才能查找到所需文档。

  对于有些员工来馆查阅文件无法清楚描述要查的文件信息时,工作人员应发挥熟悉馆藏的优势,为其提供咨询建议或帮助。

  3.2 以人为本效率优先,实现利用效率最大化

  传统的纸质文档利用审批手续烦琐,利用者为了查阅一份档案可能需要往返好几次找领导签字,如果碰巧领导开会、出差,就不得不暂时搁置工作。为了解决这一问题,公司着手优化档案利用审批方式,提供档案网上电子审批流程,员工通过登录档案网站提交利用权限申请,这样即使领导在外地出差也能及时签字审批。

  档案信息网平台实现了将馆藏实体文件从有形的档案馆成功迁移到虚拟的数字档案馆,信息化技术使不同介质档案转换为可被计算机识别的信息,不仅扩大了档案利用范围,也满足了员工通过查阅文字、图像、音频、视频等信息全面了解文件背景的需求。档案网站全天24小时提供利用服务,实现了利用者足不出户随时登录网站查找档案的需求,提高了档案利用效率[3]。

  推荐阅读:《档案时空》于1981年12月创刊。由湖南省档案局;湖南省档案学会主办。它是在党的十一届三中全会后全国档案工作恢复、整顿的大环境下诞生的。

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