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智慧档案馆建设的实践与探索

发布时间:2019-03-22 09:53 所属栏目:文史论文 浏览: 关键词:

摘要: [摘要]智慧档案馆建设成为一种趋势,文章从实践者的角度阐述了对智慧档案馆建设的认识,介绍了张家港智慧档案馆建设实践中取得的成效以及建设的总体架构,然后重点介绍了智慧档案馆的一些关键功能的技术实现,最后介绍了项目实践的困难与阻力,以期为今后的

  

  [摘要]智慧档案馆建设成为一种趋势,文章从实践者的角度阐述了对智慧档案馆建设的认识,介绍了张家港智慧档案馆建设实践中取得的成效以及建设的总体架构,然后重点介绍了智慧档案馆的一些关键功能的技术实现,最后介绍了项目实践的困难与阻力,以期为今后的理论与实践者提供实践层面上的参考。

  [关键词]智慧档案馆物联网架构建设实践

档案管理论文

  近几年,关于“智慧档案馆建设”的讨论越来越多,在全国范围内,着手智慧档案馆建设的实践也日益趋多,这些建设单位主要集中在我国东南沿海和华中部分地区,有些已经初步建成并投入使用。笔者亲身参与了张家港智慧档案馆的建设,现从亲身实践的角度介绍张家港智慧档案馆项目建设中获得的成果,同时也阐述项目建设中遇到的困难和阻力,以期对后来的理论研究者与实践探索者提供一些有价值的参考。

  一、对智慧档案馆的认识

  智慧档案馆是数字档案馆的发展与提升,是基于智慧管理技术的新型信息化形态档案馆[1],这一论点已被越来越多的人接受。智慧档案馆这一提法是在物联网、大数据、云计算、移动互联等技术发展到一定程度才出现的,总体来说,智慧档案馆的建设是把各项新技术运用到档案工作各业务环节中,从而使档案工作中的各项需求得到智慧化的响应和支持。具体地说,物联网、大数据的发展,使得物与物、人与物、人与人的互联、互通、互动得以实现,这为档案管理提供了基础条件,档案的各项业务开展及运行可以更加智能化、更加智慧化,为档案事业发展创造了更美好的前景。

  智慧档案馆是一个虚拟的档案馆,笔者认为分狭义和广义两种。狭义的智慧档案馆特指各级档案馆实体的智慧化,管理的重点对象是馆藏的档案,关注的重点是馆藏档案信息资源的管控利用。而广义的智慧档案馆,则是包含了档案局的一些行政管理职能,管理的范围除了本身馆藏,还包含了其行政区域的档案的收、管、存、用、监督、培训等。笔者所讨论的智慧档案馆侧重于狭义的智慧档案馆建设。

  二、智慧档案馆建设实践成效

  张家港智慧档案馆的建设是在数字档案馆基础之上开展的,结合目前比较前沿的一些技术,比如物联网、大数据、云计算等技术,进一步探索档案现代化管理的一个创新实践。在实体档案馆内,通过有线、无线数据传输技术,建立统一的物联网平台,把档案馆内的人与人、人与物、物与物之间进行网络互连,做到能随时随地采集档案实体所在的空间信息、动态信息,在集成原有数字档案馆功能的基础上,感知、分析、整合档案资源信息和档案馆运行的信息,力求达到对档案馆信息的智慧获取、智慧分析、智慧反馈,最终提高档案馆智能化服务的能力。笔者认为,张家港“智慧档案馆”相比于“数字档案馆”而言,有以下特点:

  实现了档案实体的定位功能。所谓“档案定位”是指利用无线射频(RFID)定位技术对档案实体进行定位。这里运用了RFID的“多级标签管理法”,档案卷件贴有RFID标签,标签与档案实体唯一对应,在档案实体可能达到的地点安装RFID的传感器,包括楼道、库房、密集架、柜格等都安装RFID的定位传感器,实现逐级标记登记,这样档案进出都会有迹可循。在档案库房里利用自跟随盘库车(搭载盘库上架系统软件)实现档案“精确定位到盒卷”,避免档案的“错乱架”情况,及时发现档案缺件情况。

  实现了档案实体的安全保管。一是档案实体进出实时反馈。利用RFID定位功能,档案进出库房、进出楼道、重要区域的路径都有迹可循,对未经授权的档案非正常出入会自动报警到管理平台,管理平台通过短信或微信提醒管理员作出相应处理。二是档案实体的保管环境的安全。档案库房安装了水浸、烟雾、温湿度、安防监控等传感设备,温湿度实现自动检测调控,对出现漏水、火灾、盗窃等情况可作出及时反馈。三是对涉及档案的出入人员进行监控。通过门禁、人脸识别、安防监控等设备对相关人员进行严格管理,可按事件、时间、场景等分类监控,并实时传送到管理平台,实现预判、预警功能。

  实现了档案实体“生命体征”的表现。这里的生命体征分两层意思,一是打破了人们对档案原有的冷冰冰的固有思维。档案实体不再是一动不动的卷宗或电子文件,它可以通过传感器对周围环境有感觉,通过自己的神经网络——物联网,把自己的感觉、舒适程度不断地告诉管理平台,管理平台判断是否需要对环境进行调控,从而一定程度上实现自我调节。二是档案实体内容变得鲜活,通过数据挖掘等技术,可提醒甚至推送档案内容给用户。对档案实体的利用频率、出入库情况、保管情况实时主动推送至管理者,这在一定程度上打破了档案在管理、利用上的被动承受的局面,体现了档案的生命体征。

  实现了档案馆的绿色节能。档案馆利用物联网技术、节能微排技术对传统档案馆进行了系统改造、优化,重塑了接收、保管、利用等业务流程环节,不仅提高了档案馆的安全管理水平,也实现了档案馆绿色节能,使得档案馆经费在投入产出方面达到效能最大化。

  三、智慧档案馆的总体架构

  张家港智慧档案馆的建设是基于物联网、大数据的体系架构,其功能架构共分四层,可概括为“用”“知”“传”“感”,从底层开始分别是感知层、通讯层、分析处置层、服务层。

  1.感知层

  主要负责感应外界环境、触发事件的变化,把模拟信号转换为数字信号,向通讯层发送感知信息数据。由一些感知终端组成,感知终端可以是传感器和一些输入终端。感知环境的传感器有温湿度传感器、空气质量传感器(pm2.5、二氧化硫、二氧化氮、苯等)、水浸传感器、烟雾传感器、火焰传感器、红外人体感应器。输入终端包括人脸识别、指纹识别等设备。

  2.通讯层

  主要负责把底层(感知层)获取的数据发送到上层(分析处置层)。笔者归纳了目前主流的可应用在智慧档案馆的通讯技术,具体可分为四类,分别为有线传输、近距离无线传输、传统互联网、移动空中网。

  根据张家港的实际情况,我们采用了以上四种结合的方式,在不同的应用环境下,运用适合的数据通讯方式,分别组网,通过异构网络进行信息传输交互,以达到较好的数据交互效果。

  推荐阅读:《档案时空》于1981年12月创刊。由湖南省档案局;湖南省档案学会主办。它是在党的十一届三中全会后全国档案工作恢复、整顿的大环境下诞生的。

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